Version française Associations étudiantes Accompagnement des associations étudiantes
Créer, domicilier, renouveler votre association à Paris Nanterre
Créer et domicilier une association à l'Université s'effectue en plusieurs étapes. Les responsables de la vie associative peuvent vous recevoir sur rendez-vous pour finaliser votre dossier : définir l'objet de l'association, finaliser la rédaction de vos statuts, identifier un lieu de domiciliation possible...
LES ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION DOMICILIÉE A L'UNIVERSITÉ PARIS NANTERRE
Les associations domiciliées à l’Université Paris Nanterre s’engagent à :
- Respecter la charte des associations étudiantes de l’Université
- Procéder au recensement de l'association dès sa création (à l'ACA²)
- Signaler immédiatement tout changement dans les statuts (à l'ACA² et à la Préfecture) ;
- Signaler immédiatement tout changement dans la composition des membres du bureau (à l'ACA² et à la Préfecture) ;
- Adresser un rapport d’activité annuel (à l'ACA²) ; Des rendez-vous bilan sont organisés en fin d'année universitaire avec les responsables de la vie associative étudiante afin de faire le point sur vos activités et démarches à l'Université.
- Adresser un rapport financier annuel (à l'ACA²) ;
- Signaler immédiatement la dissolution de l’association (à l'ACA²)
Le non respect de la procédure de domiciliation ou des obligations de l’association domiciliée peut entraîner le retrait de la domiciliation et, le cas échéant, la libération du local mis à disposition.
- Création / domiciliation d'une nouvelle association étudiante
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Étape 1 :
Rédiger les statuts avec les personnes impliquées dans le projet (obligatoirement 2 personnes minimum).
ATTENTION : pour une domiciliation à l'Université, les statuts doivent mentionner l'adresse de siège social suivante : Université Paris Nanterre, 200 avenue de la République, 92001 Nanterre Cedex.
Vous pouvez contacter l'ACA² si vous souhaitez obtenir un modèle de statuts et/ou soumettre une version pour relecture.
Réunir la première assemblée générale (constitutive) afin de voter les statuts et élire les membres du bureau. Un procès-verbal devra être rédigé pour faire acte des décisions prises lors de cette assemblée générale.
Transmettre à l'ACA² (animationcampus@liste.parisnanterre.fr) les documents suivants :- le formulaire de recensement de l'ACA² rempli et accompagné des justificatifs suivants :
- une lettre de demande de domiciliation adressée à la Présidence de l'université
- les statuts de l’association signés
- la copie des pièces d’identité et cartes étudiantes (ou certificats de scolarité) des membres du bureau. Vérifiez que l'année universitaire en cours figure bien sur les justificatifs étudiants.
- le procès-verbal de la dernière assemblée générale.
- la charte des associations signée par le/la représentant·e de l'association
Consultez également l'annexe fiche ressource "RÉFÉRENT·E VSS ET DISCRIMINATION" précisant le rôle attendu de la/du référent VSS de l'association.
Votre demande est ensuite transmise à la Présidence de l’Université qui est seule habilitée à autoriser la domiciliation.
Les éléments sont à transmettre au service de l'ACA² via Google Drive, We Transfer ou Filesender à l'adresse animationcampus@liste.parisnanterre.fr (Lien de téléchargement à nous transmettre par mail)
Muni de l’autorisation de la Présidence, procéder à la déclaration de l’association à la Préfecture sur le site dédié www.service-public.fr
La Préfecture vous remet un récépissé de déclaration. La création de l’association est publiée au Journal Officiel.
Souscrire un contrat d’assurance Responsabilité Civile pour l’association (obligatoire pour les associations domiciliées à l'Université).
Fournir à l'ACA², dans les plus brefs délais, l'ensemble des documents nécessaires pour finaliser le référencement de l'association (récépissé de déclaration en Préfecture, la référence du J.O. de parution et la copie du contrat d’assurance RC...).
La domiciliation est valable pour la durée de l'année universitaire et à renouveler à chaque rentrée, avant les vacances d'automne.
- le formulaire de recensement de l'ACA² rempli et accompagné des justificatifs suivants :
- Renouvellement annuel de domiciliation d'une association étudiante
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A chaque rentrée universitaire, et avant les vacances d'automne, les associations étudiantes domiciliées à l'université doivent renouveler leur domiciliation en renvoyant le formulaire de recensement mis à jour, accompagné de la version la plus récente des pièces justificatives indiquées dans le formulaire, au Pôle Animation du Campus.
Toute demande de modification des informations figurant dans l'annuaire se fait également par ce formulaire.
Dans le cas contraire, l'association ne sera plus considérée comme domiciliée à l'université et devra faire une nouvelle demande de domiciliation (voir encart précédent).
Consultez également l'annexe fiche ressource "RÉFÉRENT·E VSS ET DISCRIMINATION" précisant le rôle attendu de la/du référent VSS de l'association (fonction non statutaire mais obligatoire pour l'université, qui peut être cumulé par un autre membre du bureau)
Pour rappel concernant les récépissés de déclaration en préfecture à joindre au recensement :
Vous devez déclarer en préfecture sur le site dédié www.service-public.fr, dans les 3 mois suivants, les changements qui portent notamment sur les sujets suivants (liste non exhaustive) :
- Changement dans la liste des dirigeants
- Changement d'adresse de gestion (si elle est différente de l'adresse du siège social)
- Ouverture ou fermeture d'un établissement
Nouvelle composition d'une union ou d'une fédération (adhésion ou retrait d'une association membre).
- Cas spécifique aux antennes locales émanant d'une association domiciliée hors de l'université
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Les associations domiciliées hors du campus mais qui souhaitent créer une antenne étudiante locale à l’Université et mener des activités sur le campus doivent en faire la demande auprès du Président de l’Université selon des modalités similaires à la procédure de domiciliation des associations étudiantes du Service ACA².
L’association mère devra ajouter à sa demande un document attestant la création de l’antenne locale, la nomination d’un minimum de 2 étudiant·e·s inscrit·e·s à l’Université Paris Nanterre en tant que référents auprès de l’administration et la description de leurs rôles et responsabilités.
L’université procède alors à la délivrance d’une autorisation d’exercer des activités sur le campus valable pour un an et renouvelable sur demande. L’Université se réserve le droit de retirer cette autorisation dans les mêmes conditions que celles relatives au retrait de la domiciliation à l’Université Paris Nanterre.
Les documents suivants sont à transmettre à l'ACA² :- Une demande écrite adressée à la Présidence de l’Université;
- Un document de l’association mère attestant de la création d’une antenne et mentionnant référent·e·s étudiant·e·s, leurs coordonnées et leurs rôles détaillés au sein de l’antenne. Un minimum de deux référent·e·s étudiant·e·s à l’université sont demandé.e.s. Pensez à ajouter leurs coordonnées dans le formulaire de recensement avec l'intitulé 'référent·e Nanterre"
- Le formulaire de recensement de l'ACA² rempli et accompagné des justificatifs suivants:
- les statuts de l’association signés
- la copie des pièces d’identité et des cartes étudiantes des membres du bureau et des référent·e.s étudiant·e.s à Paris Nanterre
- le procès-verbal de la dernière assemblée générale
- une attestation d’assurance responsabilité civile couvrant les activités de l’association-mère et de son antenne locale
- un récépissé de déclaration en préfecture
- la charte des associations signée.
L’ACA² transmet alors la demande à la Présidence de l’Université qui est seule habilitée à autoriser la tenue d’activités sur le campus par courrier écrit transmis à l’association.
Mis à jour le 25 septembre 2024