Charte des associations étudiantes de l'Université Paris Nanterre

En 2023-2024, l'Université Paris Nanterre se dote d'une nouvelle charte des associations étudiantes ci-dessous.
Les nouveautés importantes sont identifiées par le symbole

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Préambule
Article 1 - Définition de l’association étudiante de l’Université Paris Nanterre
1.1 : La domiciliation d’une association étudiante
1.2 : Les antennes locales émanant de structures extérieures à l’Université
Article 2 - Engagement et obligations des associations
2.1 : Respect des personnes
2.2 : Engagement administratif
2.3 : Partenariats des associations
Article 3 - Soutien aux associations étudiantes de l’Université Paris Nanterre
3.1 : Services et dispositifs proposés par le Service ACA² (Action Culturelle et Artistique / Animation du Campus et Associations)
3.2 : Aides financières de l’Université
3.3 : Aide à la communication
Article 4 – Organisation de projets et mise à disposition de locaux
4.1 : Mise à disposition de locaux associatifs
4.2 : Mise à disposition ponctuelle de locaux à l’Université pour l’organisation de projets
4.3 : Organisation d’événements festifs et d’intégration
4.4 : Vente et démarchage sur le campus
Article 5 – Non-respect de la charte

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Préambule

L’établissement d’une charte des associations étudiantes marque la volonté de la Présidence de l’Université Paris Nanterre de promouvoir et soutenir la vie associative étudiante au sein d’un cadre fédérateur et facilitateur, avec le Service ACA² (Action Culturelle et Artistique / Animation du Campus et Associations) comme interlocuteur des initiatives étudiantes.

Cette charte vise à rappeler le rôle des associations et des initiatives étudiantes dans l’animation de la vie étudiante, à définir clairement la notion d’engagement étudiant dans le respect des valeurs portées par l’établissement, et à préciser les modalités d’intégration de l’événementiel étudiant dans le territoire (sur le campus ou hors les murs).

Le but est de conduire les associations à une plus grande autonomie, dans le respect déclaré de règles et de valeurs communes favorisant le vivre ensemble.

Toute association signataire de cette charte s’engage donc à en respecter les modalités. Dans le cas contraire, elle pourra se voir appliquer des sanctions détaillées à l’article 5.

 

Article 1 - Définition de l’association étudiante de l’Université Paris Nanterre

Est considérée comme « association étudiante de l’Université Paris Nanterre (UPN) » toute association reconnue comme telle par l’Université au regard des critères cumulatifs définis ci-après, et signataire de la présente charte :

• L’objet de l’association, décrit dans ses statuts, doit être tourné vers les étudiantes et étudiants et participer à la vie étudiante de l’Université ; il doit être licite et ne pas porter atteinte à l’ordre public ;
• L’association doit être régulièrement déclarée en préfecture ;
• Le bureau de l’association, dont les membres sont précisés par un procès-verbal de nomination ou d’élection (selon les modalités de désignation propres à chaque association et fixées par ses statuts) doit être composé en majorité d’étudiantes et étudiants inscrits à l’Université Paris Nanterre ;
• L’association a désigné au moins une référente ou un référent VSS pour s’assurer de la mise en place de mesures de prévention et orienter les victimes de violences sexistes et sexuelles vers les dispositifs dédiés ;
• L’association doit être domiciliée à l’Université, avec l’accord de la Présidence.

Après présentation des documents administratifs mentionnés à l’article 2 ci-après, la reconnaissance par l’Université Paris Nanterre entre en vigueur à compter de la signature de la présente charte pour l’année universitaire et doit être renouvelée tous les ans, dans le courant du premier semestre de l’année universitaire selon les modalités définies par le service de l’ACA².

1.1 : La domiciliation d’une association étudiante

Pour être domiciliée à l’université, l’association étudiante doit en faire la demande auprès de la Présidence de l’Université selon les modalités définies dans la procédure de domiciliation des associations étudiantes de l’ACA² (cf. annexes).

La domiciliation est valable pour une année universitaire (année de la demande comprise). Elle est renouvelable par reconduction tacite pour une durée identique, sous réserve que l’association soit à jour au niveau administratif auprès de l’Université. L’accord de domiciliation ne préjuge pas de l’attribution d’un local sur le campus.

A l’issue de l’année universitaire concernée par sa domiciliation, l’association fera son affaire de la transmission des différents documents administratifs actualisés permettant le renouvellement de la domiciliation.

En cours de validité de l’acte de domiciliation, l’Université se réserve le droit de procéder au retrait de la domiciliation, effective un mois après une demande adressée à l’association de se conformer à ses obligations, adressée par lettre recommandée avec avis de réception et restée sans effet.

L’Université peut procéder au retrait de la domiciliation de manière immédiate et sans préavis en cas de non-respect des conditions requises pour en bénéficier. Il en sera de même en cas de faute commise par l’association et notamment en cas de non-respect par l’association de ses obligations légales et réglementaires notamment l’article 811-1 du code de l’éducation, du règlement intérieur de l’établissement, de la charte des valeurs de l’Université Paris Nanterre et de la présente charte.

1.2 : Les antennes locales émanant de structures extérieures à l’Université

Les associations domiciliées hors du campus mais qui souhaitent créer une antenne étudiante locale à l’Université et mener des activités sur le campus doivent en faire la demande auprès de la Présidence de l’Université selon des modalités similaires à la procédure de domiciliation des associations étudiantes de l’ACA². L’association mère devra ajouter à sa demande un document attestant la création de l’antenne locale, la nomination d’un minimum de 2 étudiantes ou étudiants inscrits à l’Université Paris Nanterre en tant que référents auprès de l’administration et la description de leurs rôles et responsabilités.

L’Université procède alors à la délivrance d’une autorisation d’exercer des activités sur le campus valable pour l’année universitaire et renouvelable sur demande.

L’Université se réserve le droit de retirer cette autorisation dans les mêmes conditions que celles relatives au retrait de la domiciliation à l’Université Paris Nanterre.

 

Article 2 - Engagement et obligations des associations

Il est rappelé que, comme toute personne physique ou morale, une association est responsable civilement et pénalement. En matière civile, la responsabilité d’une association est engagée lorsqu’une faute (une action ou une omission) est commise et entraîne un dommage pour une personne (article 1240 du Code civil).

La responsabilité pénale d’une association peut, quant à elle, être engagée si une infraction pénale (un crime, un délit ou une contravention) est commise pour le compte de l’association, par une ou plusieurs personnes physiques agissant en qualité d’organe ou de représentant de l’association.

Les dommages causés par une dirigeante ou un dirigeant aux membres de l’association ou à des tiers doivent, en principe, être réparés par l’association elle-même. Dans certains cas, la responsabilité des dirigeantes ou dirigeants d’association peut toutefois être engagée.

Civilement, la dirigeante ou le dirigeant d’une association est notamment responsable lorsqu’il ou elle commet des fautes de gestion entraînant des dommages pour l’association (article 1992 du Code civil), ou des fautes détachables de ses fonctions de dirigeant. Pénalement, la responsabilité du dirigeant ou de la dirigeante d’une association qui commet une infraction pénale intentionnelle peut être engagée, et ce, même si l’association est reconnue responsable des mêmes faits.

 

Toute association étudiante de l’UPN s’engage :

• à respecter la présente charte, la charte des valeurs de l’Université Paris Nanterre, le règlement intérieur, les procédures et avis internes de l’Université ainsi que la législation en vigueur, notamment lors de l’organisation d’événements sur le campus ;
• à respecter les valeurs de l’université en se référant aux chartes de l’établissement notamment :
  • la lutte contre les discriminations sous toutes leurs formes
  • la promotion de l’égalité entre les femmes et les hommes
  • la lutte contre les violences sexistes et sexuelles
  • le développement durable et la transition énergétique
  • l’économie sociale et solidaire
  • la responsabilité sociétale des universités
• à respecter les principes de la laïcité et du pluralisme
• à mettre en œuvre une communication responsable et réfléchie, dans le respect du droit commun ;
• à assurer la sécurité des biens et des personnes lors de l’organisation d’événements ;
• à suivre toute action ou formation qui serait rendue obligatoire par l’établissement pour l’obtention du statut d’association étudiante de l’Université ;
• à participer, dans la mesure du possible, aux évènements liés à la vie associative organisés par l’Université.

2.1 : Respect des personnes

Les associations veillent à agir dans un esprit de respect mutuel excluant toute forme de harcèlement moral ou sexuel, de menaces, de violences physiques ou verbales, et toute autre forme de domination, d’intimidation ou d’exclusion.

Lutte contre les discriminations
Les associations veillent à proscrire toute pratique à caractère discriminatoire (comportements, messages, propos attitudes, etc.) définie par le cadre légal : https://www.defenseurdesdroits.fr/fr/institution/competences/lutte-contre-discriminations. Rappel : la discrimination est illégale et pénalement sanctionnée.

Les membres des bureaux associatifs et les bénévoles des associations peuvent être tenus pénalement responsables de situations de pratiques discriminatoires ayant eu cours au sein des activités proposées par leur structure. L’Université se donne également le droit d’engager des procédures administratives à leur encontre.

Lutte contre les violences sexistes et sexuelles
Les associations étudiantes ont l’obligation de sensibiliser régulièrement leurs membres bénévoles à la lutte contre les violences sexistes et sexuelles (VSS) dans le cadre des activités organisées par leur structure. Les membres des bureaux associatifs doivent être formés annuellement à la prévention et à la gestion initiale des personnes victimes et des auteurs ou autrices de VSS. Ces temps de formation sont coordonnés par le Service de l’Action Culturelle et Artistique / Animation du Campus et Associations (ACA²) et la Mission égalité et non-discrimination de l’établissement.

Les associations étudiantes ont obligation de désigner a minima un référent ou une référente VSS pour toute activité organisée par leur structure accueillant du public et ce pour toute la durée de l’évènement. Elles doivent en communiquer l’identité auprès du public et de l’établissement.

La cellule de lutte contre les VSS de l’établissement est à disposition des associations étudiantes. Ce dispositif propose un recueil des témoignages pour tout fait relatif à une violence sexiste et/ou sexuelle dont les étudiantes ou étudiants de l’université peuvent être témoins et/ou victimes. Cette cellule est compétente dans la gestion de tout signalement émis par un membre de la communauté universitaire de Paris Nanterre, que les faits se soient déroulés sur les campus universitaires ou à l’extérieur de l’établissement, et qu’ils mettent en cause un membre de l’UPN (personnel ou usager) ou une personne extérieure. Les membres des associations étudiantes sont fortement invités à prendre contact avec ce dispositif dans le cas du traitement de situations de harcèlement et/ou de VSS qu’ils ou elles en soient témoins ou victimes.

Cette cellule peut être contactée par mail : violences.sexistes.sexuelles@liste.parisnanterre.fr. Les détails sur son fonctionnement et les garanties qu’elle apporte aux personnes la contactant sont disponibles via ce lien : https://mission-egalite-f-h.parisnanterre.fr/lutter-contre-les-violences

La Mission égalité et non-discrimination de l’établissement est le contact privilégié et se met à disposition des membres des bureaux et bénévoles des associations étudiantes pour les informer et les accompagner dans leurs obligations et actions de sensibilisation sur l’ensemble des thématiques relatives à l’égalité et la non-discrimination.
Les membres des bureaux associatifs et les bénévoles des associations peuvent être tenus pénalement responsables de situations de VSS ayant eu cours au sein des activités proposées par leur structure. L’université se donne également le droit d’engager des procédures administratives à leur encontre.

Interdiction du bizutage
Le bizutage est une pratique où une personne va amener autrui, contre son gré ou non, à subir ou commettre des actes humiliants, dégradants. Dès lors que ces pratiques ont lieu dans un cadre lié aux milieu scolaire, sportif ou socio-éducatif, cela est défini comme du bizutage. Rappel : L’incitation à la surconsommation d’alcool est également une forme de bizutage.

Le bizutage est un délit prévu et réprimé par le code pénal. La personne responsable de bizutage est passible d’amende (7 500 €) et d’emprisonnement (6 mois). Au-delà des personnes qui en sont responsables, celles qui auraient permis cette situation et/ou qui n’auraient pas pris les mesures pour l’éviter sont aussi responsables.

Les associations veilleront à s’assurer qu’aucune personne ne puisse être heurtée par les actions proposées lors des événements, notamment lors des week-ends d’intégration.

A l’issue de leurs activités, elles doivent signaler à l’Université toutes formes d’événements qui pourraient être considérés comme du bizutage ; elles pourront prendre contact avec le service de santé universitaire et/ou une association spécialisée pour assurer une prise en charge de la victime.

2.2 : Engagement administratif

Au niveau administratif, l’association doit fournir au Service ACA² au premier semestre de chaque année universitaire, les documents suivants :  

• La liste des membres du bureau et leurs coordonnées ;
• Les coordonnées et fiches d’attestations des référentes ou référents VSS désignés ;
• La copie des cartes étudiantes des membres du bureau ;
• La copie du procès-verbal de la dernière assemblée générale ;
• L’attestation d’assurance responsabilité civile au nom de l’association ;
• La copie des rapports annuels (moraux et financiers) relatifs au fonctionnement de l’association ;
• Le récépissé de déclaration fourni par la Préfecture, correspondant aux derniers changements survenus au sein de l’association (changement de bureau, statuts…) ;
• La copie des statuts de l’association (en cas de modification) ;
• Le rapport d’activités de l’année écoulée ;
• Le projet prévisionnel d’activités de l’année à venir (facultatif).

De manière générale, l’association devra déclarer auprès de la Préfecture puis de l’ACA² tous les changements susceptibles de survenir tant dans l’administration ou dans la direction, que dans les statuts de l’association.

2.3 : Partenariat des associations

Les associations étudiantes sont libres de la mise en place de partenariats avec les acteurs de leur choix.

Sauf cas particulier faisant, le cas échéant, l’objet d’une convention spécifique, l’Université Paris Nanterre n’est pas liée par les accords contractés par les associations étudiantes avec des institutions publiques, des entreprises privées ou tout autre organisme de droit public ou privé.

Les associations veillent, dans le cadre des contreparties qu’elles peuvent concéder à leurs partenaires, à ne pas engager l’image de l’Université, à ne pas mettre à disposition des moyens et biens propres à l’Université et à ne pas proposer des espaces de démarchage commercial dans l’enceinte de l’établissement, sans accord préalable du service de l’ACA².

Les actions menées sur le campus en lien avec des partenaires extérieurs et validées par l’université, doivent obligatoirement comprendre la présence active de l’association étudiante à l’initiative de la demande.

 

Article 3 - Soutien aux associations étudiantes de l’Université Paris Nanterre

3.1 : Services et dispositifs proposés par le Service ACA²

Toute association étudiante peut bénéficier du soutien de l’Université sous la forme de services et dispositifs encadrés par l’ACA², notamment :

• D’un accompagnement dans ses démarches juridiques et administratives, notamment par le biais de formations thématiques;
• D’un accompagnement dans l’élaboration de ses projets et le montage de dossiers de demande de subvention ;
• D’un accompagnement dans la valorisation de l’engagement étudiant des membres de l’association, notamment par le biais de dispositifs dédiés (bonus au diplôme, formations...)
• De la mise à disposition des salles de pratique de la Maison de l’Étudiant•e et d’une aide logistique pour les activités qui y seraient organisées, dans la limite des disponibilités et conditions définies par l’ACA² ;
• De l’attribution de casiers de rangement et de boîtes aux lettres à la Maison de l’Etudiant·e, dans la limite des disponibilités et conditions définies par l’ACA².
• D’une aide à la communication par le biais des canaux de diffusion de l’Université (cf. article 3.3)
• D’une mise en lien avec les étudiantes et étudiants relais santé de l’Université et d’un accompagnement à la prévention.

3.2 : Aides financières de l’Université

Toute association étudiante peut déposer des demandes de subventions auprès de l’Université. Les subventions disponibles sont les suivantes :

• Subvention annuelle de fonctionnement : aide plafonnée destinée à couvrir, sur présentation des factures, les dépenses de fonctionnement définies par l’Université. Les antennes locales rattachées à des associations extérieures ne sont pas éligibles pour l’obtention de subventions de fonctionnement.
• Subventions de la Commission d’Aide aux Projets Étudiants (CAPE) : aide destinée à la mise en œuvre de projets de toute nature (scientifique, culturel, artistique, environnemental…). Cette aide peut être sollicitée plusieurs fois par an en fonction des projets, sous réserve du respect des conditions d’éligibilité à la CAPE. Les associations qui bénéficient de subventions de la CAPE s’engagent à fournir un bilan à l’issue de leur projet. Dans le cas contraire, un remboursement des sommes perçues pourra être exigé. Des sanctions supplémentaires prévues à l’article 5 pourront également s’appliquer.
• Aide aux associations représentées dans les conseils centraux de l’Université : aide liée à l’activité de représentation et attribuée selon les modalités votées en conseil d’administration.

Toute demande de subvention, à l’exception de l’aide aux associations représentées dans les conseils centraux, est à adresser à l’ACA², dans le respect des modalités et conditions en vigueur.

3.3 : Aide à la communication

Toute association étudiante peut bénéficier d'un relais de communication afin de promouvoir ses activités via les canaux de diffusion de l’Université, notamment :

• Inscription dans l’annuaire des associations étudiantes.
• Relais d’événements sur les canaux de diffusion numériques (site internet, newsletters, écrans…).
• Accès à l’Atelier Intégré de Reprographie de l’Université pour l’impression, à moindre frais, de supports de communication (hors supports liés à l’activité représentative) selon les modalités et conditions définies.
• Accès autorisé aux panneaux d’affichage du campus strictement prévus à cet effet et autorisation de distribuer des tracts sur le campus. Les affiches et les documents distribués doivent être directement liés à l’objet de l’association et porter son sigle. Le/la responsable de l’association est considéré comme responsable des affichages et des distributions réalisées par son association ainsi que du retrait des supports. A l’issue de la campagne de communication, l’association doit procéder au retrait des supports affichés.

Toute demande de relais de communication est à adresser à l’ACA² dans le respect des procédures en vigueur.
 
Toute utilisation du logo de l’Université Paris Nanterre devra faire l’objet d’une autorisation préalable de l’ACA², en lien avec la Direction de la communication de l’Université.

 

Article 4 - Organisation de projets et mise à disposition de locaux

4.1 : Mise à disposition de locaux associatifs

Les associations régulièrement domiciliées à l’Université peuvent faire une demande pour l’attribution de locaux associatifs à la Maison de l’Étudiant·e. Sauf mention contraire, l’attribution de local est valable pour une année universitaire. Les locaux peuvent être mutualisés entre plusieurs associations.

Les demandes sont à déposer à l’ACA² selon le calendrier et les modalités définis.

Toutes les demandes sont ensuite traitées par la Commission d’Attribution des Locaux Associatifs de la Maison de l’Étudiant·e (CALAME) qui transmet un avis à la Présidence de l’Université, seule décisionnaire de l’attribution définitive des locaux.
Les demandes sont examinées selon des critères définis et communiqués aux associations.

L’attribution de locaux donne lieu à la signature d’une convention d’occupation temporaire du domaine public qui définit la durée, les conditions d’occupation du local ainsi que les obligations de l’occupant.

4.2 : Mise à disposition ponctuelle de locaux à l’Université pour l’organisation de projets

Sous réserve des disponibilités et priorités de service de l’Université, les associations étudiantes pourront bénéficier de la mise à disposition temporaire des espaces de l’Université (salles, amphithéâtres, espaces verts…) pour l’organisation de leurs activités et événements associatifs ponctuels.

L’association doit en faire la demande aux personnels et services concernés dans le respect de la procédure d’organisation d’événements à l’Université. L’association devra s’engager à respecter l’ensemble des lois, règlements et consignes en vigueur ainsi que les conditions indiquées par les services de l’Université compétents.

L’association se conforme également aux règles de sécurité et de sûreté, d’évacuation et de confinement applicables au sein de l’établissement ainsi qu’aux règles d’utilisation des locaux.

Selon la nature de l’événement, l’Université pourra demander à l’association de s’acquitter de frais supplémentaires liés à la mise à disposition des espaces et locaux (sécurité, gardiennage, etc.).

La mise à disposition de certains espaces dédiés à l’activité culturelle associative étudiante pourra faire l’objet d’un accompagnement spécifique.

Tout projet organisé dans l’enceinte de l’Université dans le non-respect de cette procédure et des règles en vigueur pourra être annulé par l’Université à tout moment.

4.3 : Organisation d’événements festifs et d’intégration

Les événements festifs étudiants organisés par des associations étudiantes de l’Université au sein de l’établissement et en dehors sont soumis aux obligations liées à l’organisation d’une soirée en fonction de sa typologie : déclaration d’ouverture de débit de boisson temporaire, déclaration à l’assurance, interdiction du bizutage et de violences sexuelles et sexistes, interdiction de pratiques à caractère discriminatoire, prévention des risques liés à l’alcoolisation, etc.

En adéquation avec le guide "Les événements festifs et d'intégration étudiants" élaboré par le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, il est attendu des responsables de l’association qu’ils / elles :
•    prennent toutes les dispositions nécessaires pour que l’intégrité physique ou morale des participantes et participants soit assurée pendant la totalité du séjour ou de l’événement ;
•    favorisent l’accessibilité à toutes et tous dans un esprit d’inclusion, notamment en faveur du handicap ;
•    proscrivent toute incitation à consommer de l’alcool y compris durant les trajets aller et retour ;
•    favorisent la promotion des boissons sans alcool et de denrées alimentaires à des tarifs attractifs ;
•    informent sur les moyens de transport collectifs pour assurer le retour des soirées étudiantes ;
•    prévoient un dispositif de sécurité et de santé ;
•    aient suivi un programme de sensibilisation aux conduites à risques en milieu festif ;
•    désignent, pour toute la durée de l’événement, a minima une interlocutrice ou un interlocuteur VSS, dénomination adaptable par l’association tant que son rôle est explicité clairement aux participantes et participants.

Les responsables associatifs doivent envoyer une déclaration de l’événement au service de l’ACA² pour transmission à la présidence de l’Université, quel que soit le lieu de l’événement.

La direction de l’Université se réserve le droit :

• De conditionner l’organisation d’évènements et l’attribution de moyens, le cas échéant, à la mise en place de mesures de prévention efficaces pour garantir le bon déroulement de l’événement et la sécurité des personnes et des biens.
• D’ordonner le déplacement ou l’annulation d’un événement, dès lors que des informations émises par les autorités compétentes sont de nature à laisser craindre un trouble à l’ordre public, dans le cadre ou en marge dudit événement.

Tout incident survenu au cours d’un événement ou à l’issue de celui-ci, et porté à la connaissance des responsables associatifs, doit impérativement être signalé sans délai au service de l’ACA².

4.4 : Vente et démarchage sur le campus

Les associations étudiantes peuvent être autorisées de façon ponctuelle à vendre ou distribuer denrée alimentaire, objet et service, sous réserve d’un accord préalable de l’Université.

 

Article 5 - Non-respect de la charte

En cas de non-respect de la présente charte, l’association pourra se voir appliquer des sanctions détaillées ci-après :

• Avertissements et/ou entretiens de rappel des règles et obligations
• Suspension temporaire des dispositifs d’accompagnement (locaux, relais de communication, etc.) pour une durée maximale de 15 jours.
• Interdiction ou retrait de la mise à disposition d’un local ponctuel ou permanent à l’université
• Refus de l’allocation de moyens financiers
• Remboursement des subventions allouées
• Retrait de la domiciliation au sein de l’établissement

En cas de retrait de la domiciliation, l’association n’est plus reconnue comme liée à l’Université Paris Nanterre. Elle ne peut plus exercer d’activités sur le campus ni disposer des différents dispositifs d’accompagnement. Elle doit également supprimer toute mention de son appartenance à l’Université sur ses différents supports de communication. Le retrait de domiciliation est signalé à la préfecture.

Le représentant ou la représentante reconnait avoir pris connaissance et s’engager à respecter et faire respecter au sein de son association les clauses de la présente charte.