Commission d'Aide aux Projets Étudiants (CAPE)

• Qu'est-ce que la CAPE ?
• Les étapes de la demande
• Calendrier prévisionnel des commissions en 2024-2025

Déposer un dossier

Étape 1 : Vérifier l'éligibilité de votre projet

L'ensemble des critères d'éligibilité sont définis dans la note de cadrage.

ATTENTION : Les projets présentés ne doivent pas faire l'objet d'une validation dans un cursus universitaire.
La commission ne finance pas les projets de manière rétroactive.
 

• Télécharger la note de cadrage (liste des conditions d'attribution des aides)

• Consulter le récapitulatif des critères d'éligibilité (voir encart à droite)

Étape 2 : Contacter un interlocuteur du Service ACA² (Action Culturelle et Artistique / Animation du Campus et Associations)

Pour obtenir le dossier CAPE, vous devez obligatoirement contacter un des interlocuteurs de l'ACA² en amont du dépôt du dossier à l'adresse subvention.cape@liste.parisnanterre.fr.

 
Une attestation d'UFR vous sera demandée attestant que votre projet n'entre pas dans le cadre de votre cursus universitaire. Celle-ci est à faire remplir et signer par votre secrétariat et/ou votre responsable de formation.

• Attestation d'UFR

Vous devez également joindre en annexe un plan de communication relatif à votre projet et l’intégralité des justificatifs comptables (devis, impressions écrans...) correspondant aux dépenses prévues.

• Modèle proposé de plan de communication (version excel ou version word)

Vous trouverez ci-dessous un exemple de dossier qui pourra vous servir d'aide pour remplir votre demande. Le dossier vierge est à demander au service de l'ACA².

• Dossier modèle commenté

Étape 3 : Envoyer une première version de votre dossier à l'ACA²

Cette première version doit être envoyée via un lien de téléchargement, généré sur Filesender Renater, à l'adresse mail subvention.cape@liste.parisnanterre.fr (voir mode d'emploi Filesender Renater).

L'équipe de l'ACA² étudiera tout particulièrement la clarté de la présentation du projet et les éléments budgétaires, avant de vous faire des retours pour finaliser votre dossier.
 

Étape 4 : Envoyer votre dossier finalisé à l'ACA² 

L'ensemble du dossier doit être retourné IMPÉRATIVEMENT DACTYLOGRAPHIÉ (à l'ordinateur), COMPLET ET AVANT LA DATE LIMITE.

La remise du dossier finalisé s’effectue au format numérique :

• Soit sur rendez-vous au bureau de l’ACA² (bâtiment Ricoeur bureau R28). Apportez les pièces sur une clé USB qui vous sera restituée à l’issue du rendez-vous.
• Soit par mail à l'adresse subvention.cape@liste.parisnanterre.fr en nous envoyant un lien de téléchargement, généré sur Filesender Renater, du dossier (voir mode d'emploi Filesender Renater).

ATTENTION
Nous attirons votre attention sur les délais de traitement d'une demande de subvention et de versement, et vous invitons à anticiper largement votre dépôt de dossier.
 

Traitement de la demande

- Toute demande de financement doit être rédigée dans le dossier type CAPE transmis sur demande par l'ACA². Le dossier ne doit pas être modifié.
- Le dossier CAPE doit être complet. Aucun dossier incomplet ne sera traité.
- Le dépôt numérique du dossier doit impérativement être fait avant la date limite de dépôt.
- En fonction de la nature du projet, l'ACA² se réserve le droit d'exiger un rendez-vous préalable à l'étudiant·e responsable de projet.

Les étudiant·e·s responsables de projet n'ayant pas respecté l'ensemble de ces conditions verront leurs demandes ajournées.

 

Déroulement de la commission

Après vérification de l'éligibilité du projet, le/la responsable du projet est convoqué le jour de la Commission afin de le présenter à ses membres. L'étudiant·e responsable doit impérativement se rendre disponible.
Une attestation de présence pourra lui être délivrée sur demande préalable.

Les membres de la commission statuent sur l'attribution d'un financement, le montant alloué et les modalités de versement. Cette décision est ensuite soumise à la validation de la CFVU (Commission de la Formation et de la Vie Universitaire) et du Conseil d'Administration (CA).
Seules les subventions de moins de 5 000€ attribuées aux projets associatifs sont directement validées par la présidence sans faire l'objet d'un vote en CA. Les projets y sont présentés pour information.

A l'issue du Conseil d'Administration, l'étudiant·e est informé de la décision. Il faut compter ensuite un délai de 6 à 8 semaines après le Conseil d'Administration pour le versement effectif de la subvention.

Après réalisation du projet

LE BILAN

Dans le mois suivant votre projet, vous devez obligatoirement établir un rapport et justifier de l’utilisation de la somme qui vous est allouée, en établissant le bilan de l'ensemble du projet et des dépenses/recettes liées. A défaut, l'université pourra exiger le remboursement total ou partiel de la subvention attribuée.

Le dossier bilan à remplir est à retourner par mail à l'adresse subvention.cape@liste.parisnanterre.fr via un lien Filesender Renater (voir mode d'emploi Filesender), ou au bureau de l'ACA² (bâtiment Ricoeur bureau R28):

Le bilan pourra également faire l'objet d'une remise en mains propres lors d'un rendez-vous, accompagné des copies de l'ensemble des factures relatives au projet.

• Télécharger le dossier bilan : 2 documents obligatoires (le bilan moral pdf et le bilan financier excel) à transmettre avec les justificatifs financiers du projet.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de dossier qui pourra vous servir d'aide pour remplir votre bilan.

• Dossier bilan modèle commenté

• CAPE du mercredi 23 octobre 2024 matin (session 1)

  Réservée aux projets associatifs ayant lieu après les vacances universitaires de novembre et dont la demande CAPE est inférieure à 5000 euros

Date limite de dépôt du dossier final : mardi 15 octobre 2024 avant midi

• CAPE du mercredi 4 décembre 2024 matin (session 2)

Date limite de dépôt du dossier final : mardi 19 novembre 2024 avant midi

• CAPE du mercredi 15 janvier 2025* matin (session 3)

Date limite de dépôt du dossier final : mardi 17 décembre 2024 avant midi

• CAPE du mercredi 19 mars 2025 matin (session 4)

Date limite de dépôt du dossier final : mardi 4 mars 2025 avant midi

• CAPE du mercredi 21 mai 2025 matin (session 5)

Date limite de dépôt du dossier final : mardi 6 mai 2025 avant midi